Organisme d'enregistrement
Les conseillers à la clientèle des prestataires de services financiers qui ne sont pas soumis à une surveillance prudentielle peuvent devoir être inscrits dans un registre des conseillers. Un organisme d'enregistrement gère ce registre et vérifie si les conditions d'entrée sont remplies.
Le registre des conseillers fait partie du cadre de conduite pour les services financiers. Il favorise la transparence pour les clients en identifiant les conseillers qui remplissent les conditions d'inscription prévues par la loi. Les organismes d'enregistrement remplissent cette fonction dans le cadre juridique applicable et doivent fonctionner de manière fiable et indépendante.
Rôle de l'organisme d'enregistrement
Un organisme d'enregistrement reçoit les candidatures des conseillers à la clientèle, vérifie les informations requises et enregistre les conseillers acceptés dans le registre. Il peut également mettre à jour les entrées, supprimer les conseillers lorsque les conditions ne sont plus remplies et fournir un accès public aux informations pertinentes du registre.
Conditions de reconnaissance
Un organisme cherchant à remplir ce rôle doit faire preuve d'une gouvernance appropriée, de ressources adéquates, de processus robustes, d'indépendance, de sécurité des données et de règles claires d'admission et de suppression. Il doit être capable d'appliquer les critères d'enregistrement de manière cohérente et de gérer les informations d'enregistrement de manière responsable.
Inscription du conseiller
Les conseillers clients peuvent devoir démontrer une connaissance des règles de conduite, des qualifications professionnelles appropriées, une assurance suffisante ou une sécurité comparable et une affiliation à un médiateur, le cas échéant. Les preuves exactes dépendent des exigences légales applicables au conseiller et au prestataire.
Tâches continues
Les organismes d'enregistrement doivent maintenir leurs processus à jour et veiller à ce que les informations enregistrées restent exactes. Les conseillers et les prestataires doivent notifier les modifications rapidement afin que le registre continue de refléter la position réglementaire.
Ce que fait un organisme d'enregistrement
Un organisme d'enregistrement gère un registre des conseillers à la clientèle des prestataires de services financiers qui ne sont pas soumis à une surveillance prudentielle. Il vérifie si les conseillers remplissent les conditions légales d'entrée, enregistre les conseillers acceptés, tient à jour les inscriptions et met à disposition les informations pertinentes du registre.
Le registre fait partie du cadre de conduite du Financial Services Act. Il est conçu pour favoriser la transparence lorsqu'un prestataire ou un conseiller de services financiers échappe à la surveillance prudentielle mais fournit néanmoins des services à ses clients. L'enregistrement est donc lié à la protection des clients et non à une licence prudentielle complète.
Qui doit s'inscrire
Les conseillers en clientèle peuvent être amenés à s'inscrire s'ils travaillent pour un prestataire de services financiers suisse qui n'est pas soumis à une surveillance prudentielle ou pour un prestataire étranger qui n'est pas soumis à une surveillance équivalente. L'obligation spécifique dépend du prestataire, du service, de la catégorie de client et des exemptions légales disponibles.
L'inscription au registre nécessite généralement la preuve de la connaissance des règles de conduite, de l'expertise professionnelle, d'une sécurité financière appropriée et de l'affiliation à un médiateur, le cas échéant. Les conseillers doivent tenir à jour les pièces justificatives, car les changements peuvent affecter leur capacité à rester inscrits.
Supervision et changements
Les organismes d'enregistrement sont agréés et supervisés par l'autorité. Ils doivent maintenir leur indépendance, leurs ressources, leurs processus fiables et la qualité des données. Si leur organisation, leurs personnes responsables, leur propriété ou leurs règles de fonctionnement changent, ils doivent évaluer si une notification ou une approbation est requise.
L'autorité publie des listes d'organismes d'enregistrement agréés sous forme de feuille de calcul et de format PDF. Ces listes permettent aux conseillers, prestataires et clients de vérifier quels organismes sont habilités à tenir un registre.
Fonctionnement du registre
Un organisme d'enregistrement devrait disposer de procédures pour recevoir les candidatures, vérifier la documentation, refuser les candidatures incomplètes ou non conformes, publier les inscriptions au registre et révoquer les conseillers qui ne remplissent plus les conditions. Cela nécessite également des processus de protection des données, de conservation des dossiers et de traitement des plaintes, car les informations du registre peuvent avoir une incidence sur la capacité d'un conseiller à fournir des services.
Les prestataires de services financiers ne doivent pas considérer l'inscription des conseillers comme un substitut à leurs propres contrôles de conformité. Ils restent responsables de s'assurer que les conseillers comprennent les produits et services offerts, respectent les règles de conduite, divulguent les informations requises et tiennent l'organisme d'enregistrement informé des changements pertinents.